در حقوق ایران بیع به ایجاب و قبول طرفین معامله محقق می‌گردد و لذا ممکن است ایجاب و قبول مذکور به صورت شفاهی بوده و سند و نوشته‌ای بین طرفین رد و بدل نشده باشد ولی در جامعه ما به صورت عرفی مرسوم شده است که اشخاص برای خرید و فروش اموال و دارائیهای خود، ابتدائاً قولنامه یا بیع نامه‌ای را تنظیم می‌نمایند تا بر اساس آن طرفین از قصد و نیت واقعی همدیگر برای انعقاد قرارداد اطمینان حاصل کرده و فرصتی برای انجام مقدمات انتقال رسمی و قطعی مورد معامله و برخی امور اداری دیگر فراهم نمایند.
البته حقوقدانان و علمای حقوق در خصوص ارزش و اعتبار حقوقی قولنامه یا بیع نامه اختلاف نظر داشته و عده‌ای معتقد هستند که قولنامه همچنانکه از عنوان آن مشخص است قول و تعهدی برای انجام معامله بوده و بر اساس آن، دو طرف معامله به یکدیگر تعهد می‌دهند که معامله را با شرایط و ضوابطی که در قولنامه نسبت به آنها با یکدیگر توافق کرده‌اند در زمان مشخص انجام دهند و چه بسا در فاصله بین قولنامه و معامله قطعی، مقدمات و تشریفات اداری و ثبتی نیز برای هریک از طرفین خصوصاً برای فروشنده که ملزم به اخذ مفاصا حساب از مراجع مختلف می‌باشد فراهم گردد . و لذا از نظر این عده از حقوقدانان ، قولنامه ، ارزشی بیش از یک تعهد نداشته و اگر طرفین معامله قصد انجام معامله قطعی مبنی بر نقل و انتقال مالکیت داشته باشند باید از «مبایعه نامه» یا «بیع نامه» استفاده نمایند و البته باید مفاد مبایعه نامه مبین قصد طرفین برای انتقال مالکیت باشد به نحوی که پس از امضاء مبایعه نامه ، فروشنده تعلق خاطر یا احساس مالکیتی نسبت به موضوع مبایعه نامه نداشته و خریدار نیز با پرداخت تمام یا بخشی از ثمن معامله قصد واقعی خود را برای خرید ابراز نماید.
قطع نظر از اختلاف علمای حقوق در خصوص قولنامه یا بیع نامه (مبایعه نامه) که بیشتر جنبه علمی و دانشگاهی دارد آنچه که در نتیجه مؤثر است قصد و نیت طرفین برای انجام معامله و میزان التزام آنها به انجام تعهدات توافق شده می‌باشد و این قصد و نیت عموماً با تنظیم سند رسمی مالکیت عینیت پیدا کرده و محاکم دادگستری نیز صرف نظر از عنوان قرارداد به قصد و نیت طرفین توجه نموده و با احراز آن مبادرت به رسیدگی می‌نمایند.
اما گاهی برای تنظیم سند رسمی ، بین طرفین اختلاف بوجود آمده و فروشنده یا ورثه ایشان (در صورت فوت فروشنده) از حضور در دفتر اسناد رسمی برای تنظیم سندرسمی و انتقال رسمی مالکیت استنکاف نموده و بعضاً برای عدم حضور خود نیز دلایل قانونی داشته یا تصور می‌کنند که عدم حضور آنها توجیه قانونی خواهد داشت و با توجیهاتی که خود را قانع می کنند، انتظار دارند که قانونگذار نیز مطابق توجیهات مزبور از آنها حمایت نماید. در حالیکه ممکن است تصور ات آنها به هیچ عنوان مبنای قانونی نداشته باشد.که در این صورت دعوی الزام به تنظیم سند رسمی موضوعیت پیدا نموده و قابل طرح در محاکم قضایی می‌گردد.
در طرح دعوی الزام به تنظیم سند رسمی باید توجه نمود که دعوی مذکور به نحو صحیحی طرح و اقامه گردد چه در غیر این صورت هزینه‌های انجام شده اعم از هزینه‌های مالی و مدت زمانی که برای طرح دعوی صرف شده است بدون نتیجه مانده و خواهان مجدداً باید با صرف وقت و هزینه مضاعف، نسبت به طرح دعوی اقدام نماید و لذا شایسته است که خواهان (خریدار) در طرح دعوی موارد ذیل را به دقت رعایت نماید.
1- دعوی الزام به تنظیم سند رسمی باید در دادگاه صالح اقامه شود و دادگاه صالح نیز طبق ماده 12 قانون آئین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور مدنی در خصوص اموال غیرمنقول ، محل وقوع مال غیر منقول می‌باشد و لذا خواهان نمی‌تواند دعوا را برطبق قاعده عمومی (ماده 11 ق.آ.د.م) در محل اقامتگاه خوانده مطرح نماید براین اساس به عنوان مثال اگر چه ممکن است طرفین معامله، قرارداد خرید و فروش ( قولنامه یا مبایعه نامه) ملکی را که در کرج واقع شده است را در تهران منعقد نموده باشند ولی اگر یکی از طرفین در خصوص این ملک اقدام به طرح دادخواست نماید لاجرم باید در محل وقوع ملک (کرج) اقامه دعوا نماید در غیر این صورت دعوی مطروحه محکوم به رد خواهد بود.
2- دعوی باید به طرفیت شخص یا اشخاص (حقوقی یا حقیقی) صاحب سند اقامه شود با این توضیح که ممکن است خواهان ، ملک را از شخصی که سند بنام ایشان نیست خریداری نموده و در قرارداد فیمابین نیز فروشنده متعهد به انتقال سند بنام خریدار باشد ولی از آنجا که سند ملک به نام فروشنده نمی‌باشد قطعاً طرح دعوی به طرفیت ایشان منتج به نتیجه نخواهد شد چه اینکه اساساً فروشنده سمتی برای انتقال سند نداشته و اداره ثبت اسناد طبق ماده 22 قانون ثبت «فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده و یا کسی که ملک مزبور به او منتقل گردیده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده یا اینکه ملک مزبور از مالک رسمی ارثاً به او رسیده باشد مالک خواهد شناخت» و لذا در چنین فرضی باید دعوا به طرفیت فروشنده و صاحب سند اقامه گردد تا قابلیت رسیدگی در محاکم قضایی داشته باشد و اگر صاحب سند قبل یا بعد از معامله طرفین ، فوت کرده باشد دعوا باید به طرفیت همه وراث ( نه یکی از آنها) مطرح گردد که البته مشخص بودن وراث متوفای صاحب سند نیز بدون رعایت تشریفات لازم برای انحصار وراثت، منتج به نتیجه مطلوب نخواهد شد.
3- اثبات معامله با خوانده از طریق یکی از ادله اثبات دعوی یکی از مهمترین ارکان طرح دعوی الزام به تنظیم سند رسمی می‌باشد چه اینکه الزام به تنظیم سند فرع بر انتقال مالکیت بوده و تا زمانی که انتقال شرعی و قانونی ملک به خواهان اثبات نشود حکم به تنظیم سند صادر نخواهد شد و بر این اساس لازم است که خواهان بدواً مالکیت خود را که در نتیجه قرارداد کتبی یا شفاهی حاصل نموده است بوسیله یکی از ادله اثبات دعوی که در ماده 1258 قانون مدنی احصا شده است اثبات نماید که البته براساس مقررات قانون مدنی در صورت احراز شرایط صحت معامله ، ضرورتی به اثبات لزوم انتقال مالکیت رسمی نبوده و به تبع اثبات مالکیت ، تعهد فروشنده به تنظیم سند رسمی مالکیت نیز اثبات خواهد شد چرا که مطابق ماده 225 قانون مدنی بر اساس عرف و عادت متعارف ، تنظیم سند جزء تبعات و لوازم عرفی ملک دارای سابقه ثبتی بوده و لزومی ندارد که حتماً در قرارداد کتبی یا شفاهی تصریحی به تنظیم سند شده باشد هرچند اگر مهلت نهایی تنظیم سند و محل آن مشخص و توافق شده باشد خواهان را از ارسال اظهارنامه بی نیاز خواهد کرد در غیر این صورت لازم است که خواهان قبل از اقامه دعوی، قصد و آمادگی خود مبنی بر تنظیم سند را در ظرف مهلت عرفی در یکی از دفاتر اسناد رسمی به خوانده اعلام و اظهار نماید تا در صورت استنکاف مشارالیه از تنظیم سند، مقدمات طرح دعوی فراهم گردد . و اگر در قرارداد کتبی زمان و مکان تنظیم سند مشخص شده باشد خواهان (خریدار) مکلف است که طبق شرایط قرارداد در دفتر اسناد رسمی تعیین شده حاضر شده و با ارائه اسنادی که مویّد انجام تعهدات قراردادی می‌باشد ( مثلاً چک بانکی که مویّد آماده بودن باقیمانده ثمن معامله باشد) آمادگی خود را جهت تنظیم سند رسمی اعلام نماید و در صورتی که فروشنده به هر دلیلی در دفترخانه حاضر نشود خواهان می تواند از سر دفتر اسناد رسمی تقاضای صدور گواهی عدم حضور نماید.
4- خواهان علاوه بر اثبات مالکیت ، باید ادله‌ای به دادگاه ارائه نماید که بر اساس آن اثبات شود که خواهان به تمام تعهدات قانونی و قراردادی خود مبنی بر پرداخت تمام ثمن یا قسمت توافق شده آن و سایر شروط و تعهداتی که برعهده ایشان بوده است مطابق توافقات به عمل آمده اقدام نموده است در غیر این صورت اگر تنظیم سند منوط به انجام تکالیف و تعهداتی در ظرف مدت زمان توافق شده‌ای باشد و خواهان به تعهدات مذکور در مدت توافق شده عمل ننموده باشد صدور حکم به تنظیم سند رسمی با مشکل مواجه خواهد شد .
5- الزام به تنظیم سند رسمی صرفاً در خصوص املاکی که دارای سابقه ثبتی بوده یا در جریان ثبت می‌باشد موضوعیت دارد لذا خواهان باید ضمن دادخواست تقدیمی ، سابقه ثبتی یا در جریان ثبت بودن مورد معامله و مالکیت قانونی خوانده نسبت به مورد معامله را نیز ثابت نماید و این اثبات یا از طریق ارائه سند اصل یا تصویر برابر اصل سند مالکیتی که مؤید مالکیت خوانده است انجام می‌شود و یا اینکه خواهان همزمان با تقدیم دادخواست از دادگاه درخواست می‌نماید تا بدواً آخرین وضعیت پلاک ثبتی مورد معامله مورد استعلام قرار گیرد. هرچند در مورد اول نیز دادگاه به ارائه اصل یا تصویر برابربا اصل سند بسنده ننموده و صحت و اصالت سند را از اداره ثبت اسناد و املاک استعلام خواهد نمود ولی در هرحال اثبات اینکه خوانده ، سمت قانونی برای نقل و انتقال سند رسمی مالکیت دارد برعهده خواهان می‌باشد. البته ممکن است قبل از تقدیم دادخواست یا در جریان رسیدگی شخصی که سند بنام او در دفتر املاک ثبت شده است فوت نماید که در این صورت باید بدواً دعوا بر علیه تمام ورثه اقامه شده و اگر در بین ورثه صغیری وجود داشته باشد دعوا به طرفیت قیم نیز مطرح شود و اگر خوانده در جریان رسیدگی فوت نماید ادامه رسیدگی قضایی باید به طرفیت ورثه و عنداللزوم قیم ادامه یابد.
6- در تقدیم دادخواست الزام به تنظیم سند رسمی لزومی ندارد که حتماً تمام ثمن مورد معامله پرداخت شده یا ملک موضوع معامله تحویل خریدار شده و در تصرف مشارالیه باشد بلکه صرف انعقاد صحیح معامله (بیع) برای لزوم تنظیم سند کفایت نموده و پرداخت تمام ثمن یا تحویل ملک به خریدار یا سایر مسائل دیگر مطابق ماده 10 قانون مدنی تابع توافقات طرفین بوده و به صراحت مواد 341 و 364 قانون مذکور طرفین در خصوص تحویل مورد معامله یا تأدیه ثمن مکلف به انجام تعهد در زمان توافق شده بوده و می‌توانند برای تسلیم تمام یا قسمتی از مبیع یا تمام یا قسمتی از ثمن اجل( مهلت) قرار دهند. همچنین حضور مستأجر در ملک مورد معامله نیز مانعی برای انتقال سند نبوده و طرفین می‌توانند در خصوص نحوه پرداخت مال الاجاره برای مدت باقیمانده از قرارداد اجاره یا نحوه تسویه با مستأجر در خصوص ودیعه احتمالی یا سایر موضوعات به هر نحو توافق نمایند.
7- خواهان باید قبل از تقدیم دادخواست الزام به تنظیم سند، اطمینان حاصل نماید که با فرض انجام تمام مقدمات و لوازم فوق الذکر ، اساساً مانعی برای تنظیم سند از سوی خوانده دعوی وجود ندارد مثلاً : فروشنده از اشخاص ممنوع المعامله نبوده یا بطور کلی ملک مورد معامله قبلاً در برابر حقوق اشخاص ثالث بازداشت و توقیف نشده و یا در رهن نباشد چه در غیر این صورت علیرغم همه زحمات خواهان در اثبات حقانیت خود و تکلیف خوانده به الزام به تنظیم سند، اجرای حکم دادگاه با مشکل مواجه شده و خواهان برای رفع مشکل مذکور یا باید حقوق مرتهن یا بازداشت کننده مقدم را محاسبه و پرداخت نماید و یا از دادگاه درخواست نماید تا با حفظ حقوق مرتهن یا ذیحق بازداشت مقدم ، دستور اجرای حکم را صادر نماید که البته در این خصوص بین محاکم رویه واحدی وجود نداشته و برخی دادگاهها قبول چنین درخواستی را موافق با موازین قانونی نمی‌دانند که در این صورت خواهان چاره‌ای جز صبوری تا زمان تعیین تکلیف حقوق اشخاص مقدم نخواهد داشت.
البته در صورتی که در زمان تقدیم دادخواست ، ملک موضوع دعوی در رهن یا بازداشت نباشد ضرورت دارد تا خواهان در ضمن دادخواست ، صدور دستور موقت مبنی بر جلوگیری از هرگونه نقل و انتقال پلاک ثبتی مذکور را از دادگاه درخواست نماید چراکه مکرراً مشاهده شده است که خوانده به عناوین و طرق مختلف در زمان جریان دادرسی مبادرت به انتقال سند به شخص ثالث نموده و خواهان دعوی را در مقام اجرا با مشکلات عدیده و لزوم تقدیم دادخواست‌های دیگر مواجه نموده است.
8- خواهان باید در دعوی الزام به تنظیم سند تمام توابع ملک موضوع معامله اعم از عرصه و اعیان و ملحقات آن از جمله پارکینگ و انباری و قدرالسهم از مشاعات و مشترکات و منصوبات وسایر انشعابات از جمله آب و برق و گاز و تلفن که به صورت اختصاصی در مالکیت خوانده می‌باشند را در صورت وجود، از دادگاه درخواست نماید چه در غیر این صورت مجبور خواهد شد که بعدها نسبت به هر یک از آنها مجدداً به صورت یکجا یا مستقل دادخواست علیحده تقدیم نموده و تمام هزینه‌ها و وقت‌هایی را که برای درخواست یکی از آنها مصروف نموده بود از نقطه صفر آغاز و تا حصول نتیجه اجرای حکم ادامه دهد.
9- خواهان باید در تنظیم مفاد ستون خواسته دادخواست تقدیمی نهایت دقت و ظرافت را معمول نموده و تمام جوانب خواسته خود را مد نظر قرار دهد. چه اینکه ستون خواسته هر دادخواستی به عنوان شاکله درخواست خواهان بوده و دادگاه قانوناً مکلف بهآنچه که در ستون خواسته درج شده است رسیدگی نماید و خارج از مفاد آن ، صلاحیتی به رسیدگی و صدور حکم ندارد و لذا لازم است که خواهان در این قسمت، تمام آنچه را که به عنوان مقدمات تنظیم سند رسمی بوده و برای تنظیم سند لازم و ضروری می‌باشند را قید نموده و از دادگاه رسیدگی به این موارد را نیز درخواست نماید. از جمله اگر در زمان تقدیم دادخواست، برای ملک موضوع دادخواست پایانکار یا صورتمجلس تفکیکی یا عدم خلاف اخذ نشده و یا حقوق دولتی پرداخت نشده باشد خواهان باید الزام خوانده به انجام این تعهدات را که از ملزومات تنظیم سند بوده و عدم وجود آنها جزء موانع تنظیم سند تلقی می‌شوند را نیز درخواست نماید درغیر این صورت دعوی مطروحه عملاً به مشکل برخورد نموده و چه بسا در مواردی موجب صدور قرار رد دعوی از سوی دادگاه گردد.
از طرف دیگر شایسته است که خواهان علاوه بر درخواست الزام به تنظیم سند ، بسته به مورد ، الزام به انجام سایر تعهدات احتمالی همچون تحویل مبیع، مطالبه وجه التزام ، الزام به تکمیل مورد معامله و سایر موارد را که ممکن است نسبت به موضوع معامله وجود داشته باشد را نیز مورد درخواست رسیدگی قرار دهد تا از این طریق لزومی به طرح دعاوی مستقل در خصوص هریک از موارد مذکور وجود نداشته باشد.
البته در ستون خواسته این دعوی ممکن است به جای درخواست الزام به تنظیم سند رسمی از عناوین دیگری همچون الزام به انجام تعهد مبنی بر تنظیم سند انتقال ، الزام خوانده به حضور در دفتر اسناد رسمی و انتقال و تنظیم سند ، الزام به انتقال رسمی مالکیت یا الزام به انتقال سند رسمی استفاده شود که اساساً تأثیری در نوع و نتیجه دعوی و روند رسیدگی به آن نخواهد داشت و صرفاً باید دقت شود که خواسته کاملاً روشن و بدون ابهام باشد به نحوی که در نتیجه رسیدگی به موضوع و صدور حکم ، خواهان به نتیجه مطلوب و مورد نظر رسیده باشد.
10- با توجه به اینکه دعوی الزام به تنظیم سند رسمی ، از نوع دعاوی مالی محسوب می‌شود لذا لازم است که خواهان برابر بند 14 ماده 3 قانون وصول برخی از درآمدهای دولت، دعوی مطروحه را صرفاً از جهت قابل تجدیدنظر بودن یا نبودن دعوا به بیش از 000/000/51 ریال تقویم نموده و هزینه دادرسی را مطابق با ارزش معاملات منطقه‌ای که توسط اداره امور مالیاتی محاسبه و عموماً برای اعلام به خواهان در اختیار دفاتر دادگاهها نیز گذاشته شده است پرداخت نموده و تمبر مربوط را ابطال نماید در صورت عدم رعایت مقررات مذکور، دادخواست مطروحه پس از یک نوبت اخطار مدیر دفتر دادگاه و عدم رفع نقص اعلام شده از سوی دفتر دادگاه طبق قراری که مدیر دفتر دادگاه صادر خواهد نمود رد خواهد شد.
در پایان این قسمت لازم به توضیح است که الزام به تنظیم سند همیشه در خصوص املاک موضوعیت نداشته و در سایر اموالی که دارای سند مالکیت یا امتیاز قابل انتقال با سابقه سند رسمی می‌باشند از جمله ، هر نوع وسیله نقلیه خصوصی ، موتوری اعم از خودرو ، موتور سیکلت ، لنچ ، کشتی و غیره و یا امتیازات آب و برق و گاز و تلفن ثابت و همراه و موارد مشابه نیز موضوعیت داشته و قابل طرح و رسیدگی در محاکم قضایی می‌باشند و نحوه طرح دعوا و تنظیم دادخواست نیز مشمول عمومات دعوی الزام به تنظیم سند با موضوع ملک می‌باشند.
از آنجا که تنظیم سند رسمی ملک شایع ترین مصداق محل اختلاف بین طرفین بوده و موجبات مراجعه مردم به محاکم را فراهم می‌نماید لذا توضیحات مفصل در خصوص این موضوع ارائه گردید والا به لحاظ موازین حقوقی و قضایی ترجیحی بین موضوع دعاوی نسبت به یکدیگر وجود ندارد .